Til Dynamics NAV-brugere
Vejledninger til jeres Dynamics NAV
Dynamics NAV - det, mange stadig kalder Navision. Manualen er fra 2016, kurset blev holdt, da systemet blev sat op, og superbrugeren har været der i tyve år. Optag skærmen, mens I laver opgaven i NAV - så skriver AI'en vejledningen til jeres opsætning. Og når I opgraderer, kan den parres med vejledningen til den samme opgave i Business Central - før og nu, side om side.
Systemet står stille. Medarbejderne gør ikke
Microsoft har afløst NAV med Business Central, og der kommer ikke nye versioner. Men der kommer stadig nye i bogholderiet, og de skal lære den opsætning, I har haft i ti år.
Manualen beskriver en anden version end jeres
Det, der kan findes, er manualer til NAV 2013 til 2018 i standardopsætning. Jeres kontoplan, jeres dimensioner og de tilretninger, partneren lavede dengang, står ikke i nogen af dem.
Viden sidder i én person
Superbrugeren, der var med ved implementeringen, kan systemet udenad. Det er også hende, der bliver spurgt hver måned - og hende, der går på pension om tre år.
Partneren har flyttet fokus til Business Central
Nye konsulenter kender ikke jeres NAV. Spørgsmål, der før blev klaret med et opkald, tager længere tid at få svar på.
De arbejdsgange, der bliver spurgt om
Ikke hele systemet. De ti til tyve opgaver, en ny i bogholderiet skal kunne, og som en erfaren laver så sjældent, at trinene skal slås op.
Bogfør en købsfaktura
Med jeres dimensioner og jeres kontrol, ikke standardens.
Opret en ny vare
Varenummer, bogføringsgrupper og enheder, som I har besluttet, de skal udfyldes.
Betalingskladden
Fra forslag til bogført betaling, med de kontroller, jeres revisor vil se.
Bankafstemning
Import af kontoudtog, afstemning og det, der skal ske med det, der ikke matcher.
Månedsafslutning
Rækkefølgen, rapporterne og hvem der gør hvad, når perioden skal lukkes.
Den tilrettede rapport
Den, partneren lavede i 2014, med de filtre, der skal sættes, for at tallene stemmer.
Fra skærmoptagelse til vejledning
Der skal ikke skrives noget forfra. Opgaven bliver lavet alligevel - forskellen er, at skærmen optages imens.
- 1
Optag skærmen, mens opgaven laves i NAV
En almindelig skærmoptagelse fra Teams, Windows eller Mac, med eller uden speak. Det er ligegyldigt, om I kører Windows-klienten eller webklienten - det er skærmen, der optages.
- 2
AI'en skriver udkastet
Trin med tilhørende skærmbilleder og tekst. Importen kører i baggrunden, og udkastet ligger i editoren, når det er klar.
- 3
Superbrugeren retter felterne til og udgiver
Hedder kontoen noget bestemt hos jer, skrives det, som det hedder. Intet bliver synligt for kollegerne, før et menneske har udgivet det.
- 4
Tildel til afdelingen
Til én medarbejder eller hele bogholderiet, med frist og fremskridt pr. person. Så kan I se, hvem der er kommet igennem.
Før og nu: samme opgave i NAV og i Business Central
Medarbejderne kender opgaven i NAV. Det, de mangler, er at se, hvordan den samme opgave ser ud i Business Central. Derfor kan to vejledninger parres som før og nu - og vises side om side. Slås til pr. installation.
Sådan gjorde du før, sådan gør du nu
Siden «Før og nu» har ét kort pr. arbejdsgang: bankafstemning, oprettelse af debitor, indkøbsordre. Ét klik, og de to forløb står ved siden af hinanden med trin og skærmbilleder - NAV til venstre, Business Central til højre.
Optag NAV, før I går live
Det gamle system kan kun optages, mens det stadig kører. Vejledningerne til NAV skal derfor laves før skiftet - og så optages den samme opgave i Business Central, når den er sat op.
Parringen laves fra vejledningen selv
Fra menuen i administrationen eller et felt i editoren: vælg modstykket, giv processen et navn, par dem. Vejledninger, der mangler et modstykke, er mærket «Ikke parret», så det er til at se, hvad der udestår.
Det, det ikke er
Det er ikke et kursus i standard-NAV
Det her er jeres egen opsætning - den, ingen manual fra 2016 dækker, og som ingen holder kursus i længere.
Det er ikke en opgradering
MyGuides flytter ikke jeres data og sætter ikke Business Central op. Det gør jeres partner. Vejledningerne er det, der plejer at mangle, når partneren er færdig.
Trinene er ikke koblet ét til ét
En vejledning til NAV viser NAV, og opgaven skal optages igen i Business Central. De to forløb står side om side i hver sin rækkefølge - trin 3 i NAV peger ikke på trin 3 i Business Central, og det står på siden.
Det udgiver ikke noget af sig selv
Udkastet er et udkast, til det bliver læst igennem og udgivet. Der er ingen knap, der sender noget ud til kollegerne uden om jer.
Det, Dynamics NAV-brugere spørger om
- Virker det med vores version af NAV?
- Ja. Det er skærmen, der optages, så versionen er ligegyldig - NAV 2009, 2013 eller 2018, Windows-klient eller webklient. Det, der står i vejledningen, er det, I ser.
- Skal vi opgradere først?
- Nej, tværtimod. Vejledningerne til NAV kan kun laves, mens NAV kører. Står opgraderingen for døren, er det nu, de skal optages - så er den ene halvdel af «Før og nu» klar, når Business Central er sat op.
- Hvad vil det sige, at to vejledninger er parret?
- At de handler om den samme opgave i hvert sit system. På siden «Før og nu» står de side om side: «Sådan gjorde du før · Dynamics NAV» og «Sådan gør du nu · Business Central», hver med sine trin og skærmbilleder. Det er den vej, en medarbejder faktisk lærer det nye system: ud fra det, hun kender.
- Ser medarbejderne den nye vejledning, før den er færdig?
- Nej. Et udkast vises ikke for medarbejderne, heller ikke i «Før og nu». I kan roligt parre den nye vejledning, mens den stadig skrives - den bliver først synlig, når et menneske udgiver den. Adgangsgrupper gælder også her.
- Skal alle have adgang til NAV for at læse vejledningerne?
- Nej. MyGuides er en selvstændig platform, og medarbejderne logger ind med den Microsoft-konto, de har i forvejen. En lagermedarbejder kan læse vejledningen uden at have en NAV-licens.
- Vi har en partner. Hvordan passer det sammen?
- Godt. Partneren kan lave vejledningerne, når de alligevel er inde over - eller I kan lave dem selv. Hvordan det ser ud fra partnerens side, står på partnersiden.
- Hvad koster det?
- Prisen følger, hvor mange I er, og hvordan installationen sættes op. Niveauet står på prissiden, så I ved, hvad I går ind til, inden vi taler sammen.
Er I partner og opgraderer kunder fra NAV til Business Central? Sådan ser det ud fra jeres side
Se hvordan MyGuides laver vejledninger
En demo tager 25 minutter, og du skal ikke forberede noget. Vil I se det på jeres eget arbejde, kan I sende os en optagelse af en opgave på forhånd - så bruger vi den.